Współpraca z biurem
Jak bezpiecznie zmienić biuro rachunkowe?
Zmiana księgowej nie musi oznaczać chaosu. Najważniejsze są właściwy moment, komplet dokumentów i jednoznaczny podział odpowiedzialności.
Zmiana jest możliwa także w trakcie roku
Początek roku lub miesiąca bywa wygodny, lecz nie jest jedynym możliwym terminem. Najważniejsze jest precyzyjne ustalenie, do którego okresu rozliczenia przygotowuje dotychczasowe biuro, a od którego odpowiedzialność przejmuje nowe. Harmonogram powinien uwzględniać terminy podatkowe, przekazanie dokumentów oraz dostęp do systemów i kont wykorzystywanych przy rozliczeniach.
Najpierw sprawdź umowę i okres wypowiedzenia
Przed rozpoczęciem procesu należy przeczytać zasady rozwiązania dotychczasowej umowy: okres wypowiedzenia, sposób złożenia oświadczenia, obowiązki stron oraz ewentualne opłaty za dodatkowe prace. Warto uzgodnić na piśmie datę zakończenia obsługi i listę czynności, które stare biuro wykona przed przekazaniem dokumentacji.
Przygotuj kompletną listę dokumentów
Zakres zależy od rodzaju księgowości, ale zwykle obejmuje księgi i ewidencje, deklaracje z potwierdzeniami wysyłki, zestawienia rozrachunków, rejestry środków trwałych, dokumentację kadrową, informacje o składkach i podatkach oraz dane potrzebne do kontynuowania rozliczeń. Przy pełnej księgowości szczególnie ważne są salda kont i dokumenty potwierdzające stan rozrachunków.
Uporządkuj pełnomocnictwa i dostępy
Zmiana biura może wymagać aktualizacji pełnomocnictw oraz uprawnień do wykorzystywanych systemów. Nie należy przekazywać haseł pomiędzy firmami. Bezpieczniej jest odebrać stare uprawnienia i nadać nowe zgodnie z zakresem odpowiedzialności. Lista dostępów powinna obejmować tylko narzędzia rzeczywiście potrzebne do obsługi.
Nowe biuro powinno sprawdzić dane otwarcia
Samo odebranie plików nie kończy procesu. Trzeba sprawdzić ich kompletność, uzgodnić salda, zidentyfikować brakujące dokumenty i potwierdzić najbliższe terminy. W razie wykrycia rozbieżności przedsiębiorca powinien wiedzieć, które biuro przygotuje wyjaśnienie lub korektę i czy praca ta jest objęta ustalonym zakresem.
Jak wygląda przejęcie księgowości w Dekret
Najpierw poznajemy firmę, formę rozliczeń i oczekiwany zakres obsługi. Następnie przekazujemy uporządkowaną listę materiałów, ustalamy harmonogram przejęcia i sprawdzamy otrzymane dane. Dzięki temu właściciel firmy wie, co zostało już wykonane, czego jeszcze brakuje i od którego momentu zespół Dekret odpowiada za bieżącą księgowość.
Materiał ma charakter ogólny. W podatkach i rachunkowości znaczenie ma aktualny stan prawny oraz indywidualna sytuacja firmy.